שימוש במודלים ובכלי Web 2.0 לצורך ניהול ידע ארגוני
|
במאמר מציגה עינת שמעוני את הבעיות הקיימות היום בניהול ידע ארגוני וכיצד גישת ה- WEB2 מסייעת בניהול זה. מצגת ההרצאה בתחתית הדף.
מהי הבעיה העיקרית כיום בנושא ניהול ידע?
כולנו יודעים שאיתור המידע שאנו צריכים לצורך ביצוע עבודתנו השוטפת מהווה כיום בעיה גדולה בגינה העובדים מבזבזים הרבה זמן יקר. מהי משמעות בזבוז זמן זה במספרים? הממצאים – מדהימים. הממוצע מדבר על כ-8 שעות עבודה בשבוע שמתבזבזות על חיפוש מידע. החדשות העוד יותר רעות הן שהמידע ברוב הגדול של המקרים כבר קיים בארגון, וכמו כן – רק כחצי מהחיפושים יסתיימו במציאת המידע המבוקש.
לפי תוצאות של מחקר Butler Group (במסגרת דוח על מנועי חיפוש ארגוניים), עובד ידע טיפוסי מבזבז כרבע מיום העבודה על חיפוש מידע הדרוש להשלמת תפקידיו השונים. הנתון המתסכל עוד יותר הוא שרוב המידע נמצא בארגון. מישהו כבר כתב אותו, התעסק איתו, השתמש בו. אבל להביא את המידע הזה למי שצריך אותו, וברגע הנכון - זה כבר אתגר גדול.
אחרי כל החישובים של כמה עובדי ידע יש בארגון וכמה זמן הולך לאיבוד, התוצאה העגומה היא ששווי של 10% ממשכורת של עובד הולך לאיבוד, וזה המס שאנו משלמים על חוסר יכולתנו להתמודד עם עודף (ולא חוסר) המידע.
מחקרים נוספים מראים תמונה בעייתית גם כן, על פי סקר שנערך על ידי חברת Delphi בקרב 300 ארגונים, כ30% מבזבזים מעל 8 שעות בשבוע על חיפושים של מידע אלקטרוני – יום עבודה בשבוע!
סקר של Business Week גורס שאיסוף מידע (וזו כבר הגדרה יותר רחבה) גוזלת מאיתנו 12 בשבוע ועל פי Accenture, רוב המידע שאנו מוצאים בחיפושים האלה בעל ערך נמוך.
מהי הבעיה ב"גישה המסורתית" בה ארגונים נקטו בנושא ניהול ידע?
רוב הפרויקטים בעבר תקפו את הנושא בגישת Top-down. כתוצאה מכך הפרויקטים התאפיינו ב:
· מערכות כלל ארגוניות רחבות
· מערכות/פרויקטים יקרים
· פרויקטים מאוד "מנוהלים" (בגישת ה Top-down)
· לרוב מורכבות שימוש גבוהה, חוסר אינטואיטיביות, וחוסר התאמה לצרכי המשתמש הייחודיים
· הגישה הייתה ש"אם נבנה את זה – הם יבואו", אך המערכות נבנו כ"איים" שאינם מקושרים למערכות אחרות וגרוע מכך – לתהליכים.
העובדה היא שרוב הפרויקטים בגישה זו נכשלו, אותן מערכות שנבנו כ"איים" (יפים ככל שיהיו) לא זוכות לפופולאריות רבה, רמת השימוש נמוכה, כמות המשאבים שארגונים יכולים או רוצים להקדיש להטמעה הנה נמוכה, וחוסר החיבור לתהליכים היומ-יומיים גורם לכך שמערכות אלה נזנחות באופן טבעי.
בעיה נוספת שנוצרה בשנים האחרונות היא עודף המידע שנוצר בתחומים רבים, עובדים בארגון נאלצים להתמודד עם מקורות מידע רבים, אשר אינם מופיעים בהקשר הנכון עבורם ובזמן הנכון.
כיצד גישת ה Web 2.0 משפיעה על יוזמות ניהול ידע?
לנושא ה Web 2.0 יתרונות בנושאים מסוימים, אך לעומת זאת כיום כבר יותר ברור שזו אינה התשובה המתאימה לכל צורך, ויש להקדיש חשיבה לתחומים בהם כדאי ללכת לגישה זו אשר מחייבת צורת חשיבה שונה מזו שהתרגלנו אליה עד היום.
כמו כן, יש לזכור ש Web 2.0 כפי שאנו מכירים אותו מעולם האינטרנט החיצוני (דוגמת ויקיפדיה, פייסבוק וכד') שונה מ Web 2.0 פנים ארגוני. על מנת להכניס תפיסות וכלים אלה לתוך הארגון, יש להשקיע בהתאמתם להוות כלי ארגוני מבחינת מדיניות העבודה, מבחינת התאמת הכלים עצמם, מבחינת קביעת מדיניות אבטחה (או אתיקה כפי שלעתים מנהלי ידע מתייחסים לכך), ומבחינת תמריצים והטמעה.
נראה שנושא ה Web 2.0 לאט לאט מוצא את מקומו בתוך הארגון. עדיין ישנה התייחסות מאוד גדולה ל Buzz סביב הנושא הזה, אך גם ישנה הבנה יותר טובה של התחומים בהם יש פוטנציאל של תרומה אמיתית לארגון.
תפיסות Web 2.0 יכולות להציע "best practices" עבור ארגונים בכל הנוגע לשיטות שיתוף מידע, בניית מאגרי מידע בגישת ה Collective intelligence, ודרכים נוספות לנהל ידע (תחום אשר נחל כישלונות רבים ועדיין עומד בפני אתגרים לא פשוטים).
יחד עם זאת, עקרונות הבסיס של עולם הWeb 2.0 לעתים "מתנגש" עם עקרונות מאוד בסיסיים של ניהול ידע כפי שהכרנו אותו עד היום. בזמן שיוזמות ניהול ידע נוטות להיות ריכוזיות, יוזמות Web 2.0 הנן מבוזרות מעצם הגדרתן. בפרויקטי ניהול ידע "קלאסיים" השליטה המרכזית על רמת האיכות של התוכן מכתיבה שיטת "Bottom Up", לעומת גישת ה "Bottom up" של בלוגים, ויקים ותכנים נוספים הנבנים על ידי העובדים/גולשים/משתתפים בקבוצה מסוימת.
רוב הארגונים כבר הגיעו למסקנה שנדרש איזשהו MIX - גישות ניהול ידע מנוהלות וריכוזיות בתחומים מסוימים אל מול גישות Web 2.0 לצרכים שרצוי שיהיו פחות מנוהלים ותחומים (לדוגמה, הנעת תהליכי חדשנות, שיתוף מידע פרויקטאלי וכד').
מצגת ההרצאה
